36. KOORDINASI MANAJEMEN

36. KOORDINASI MANAJEMEN

Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Definisi G. R. Terry ini berarti bahwa koordinasi adalah pernyataan usaha dan meliputi cirri-ciri sebagai berikut:

a)      Jumlah usaha, baik secara kuantitatif maupun secara kualitatif

b)      Waktu yang tepat dari usaha-usaha ini

c)      Pengarahan usaha-usaha ini.

4.      Dr. Awaluddin Djamin, M.P.A

Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu sedemikian rupa, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi. Manajer yang sukses adalah yang dapat melakukan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) dengan baik.

Koordinasi itu sangat penting dalam suatu organisasi, adapun factor yang membuat koordinasi itu menjadi penting adalah sebagai berikut:

1.      Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan, dan kekembaran atau kekosongan pekerjaan

2.      Agar orang-orang dan pekerjaannya diselarasikan serta diarahkan untuk pencapaian tujuan perusahaan

3.      Agar saranas dan prasarana dimanfaatkan untuk mencapai tujuan

4.      Supaya semua unsur  manajemen (6M) dan pekerjaan  masing-masing individu karyawan harus membantu tercapainya tujuan organisasi

5.      Supaya semua tugas, kegiatan, dan pekerjaans terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan.

SYARAT-SYARAT KOORDINASI

Adapun syarat-syarat khusus umum yang ada dalam koordinasi adalah sebagai  berikut:

1.      Sense of cooperation (perusahaan untuk bekerja sama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.

2.      Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan

3.      Team Spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian saling menghargai Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikut sertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat

Ringkasnya kekuatan suatu organisasi ditentukan oleh spirit-esprit atau semangatnya. Semangat ini ditentukan oleh tujuans dan cara-cara mencapai tujuan itu dan ini meliputi doktrin. Selain semangat koordinasi juga harus mempunyai aspek-aspek formal yaitu metode-metode, teknik yang ditunjukan untuk mengeja/mencapai sasaran tersebut.

CARA-CARA MENGADAKAN KOORDINASI

1.      Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai  pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan-tindakan yang tepat harus diambil untuk menciptakan dan menghasilkan koordinasi yang akan dicapainya

2.      Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yagn akan dicapai oleh anggota, tidak menurut masing-masing individu anggota dengan tujuannya sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama.

3.      Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, saran-saran dan lain sebagainya

4.      Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingakt perumusan dan penciptaan sasaran

5.      Membina human relations yang baik antara sesame karyawan

6.      Manajer sering melakukan komunikasi informal  dengan para bawahan.

Ringkasnya, suatu koordinasi akan lebih baik dan maju, jika memperoleh dukungan partisipasi dari bawahan,  dan pihak-pihak yang terkait yang akan melakukan pekerjaan diikut sertakan dalam proses pengambilan keputusan; supaya mereka antusias dalam melakukansnya.