47. . ILMU WEWENANG, DELEGASI DAN DESENTRALISASI DALAM MASYARAKAT

47. . ILMU WEWENANG, DELEGASI DAN DESENTRALISASI DALAM MASYARAKAT

Pengertian wewenang, kekuasaan dan pengaruh wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai

  1. Teori formal (pandangan klasik) 

Wewenang merupakan anugrah, ada karena seseorang diberi atau dilimpahi hal tersebut.Beranggapan bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang tinggi. Jadi pandangan ini menelusuri sumber tertinggi dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir, dimana untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham.

2.Teori penerimaan (acceptance theory of authority)

Wewenang timbul hanya jika dapat diterima oleh kelompok atau individu kepada siapawewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang oleh yangdipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer). Jadi, wewenang tergantung pada penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak.

Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan ataukejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

Pengaruhnya adalalah Kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang, padahal keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, maka kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.

 STRUKTUR LINI DAN STAFF

·                     Organisasi Lini

Semua organisasi mempunyai sejumlah fungsi-fungsi dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi perusahaan biasanya memiliki tiga fungsi dasar, yakni produksi (manufacturing atau operasi), pemasaran, dan keuangan. Fungsi-fungsi dasar tersebut dilaksanakan oleh semua organisasi, baikmanufacturer, pedagang eceran, perusahaan jasa, ataupun perusahaan nirlaba. Fungsi-fungsi tersebut biasanya disusun dalam suatu organisasi lini di mana rantai perintah adalah jelas dan mengalir kebawah melalui tingkatan manajerial.

·                     Organisasi Lini dan Staf

Staf merupakan individu atau kelompok (terdiri dari para ahli) dalam stuktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini. Karyawan staf atau staf departemen tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama organisasi atau departemen. Sebagai contoh, staf spesialis pemeliharaan tidak menciptakan produk, menjual, dan mengelola keuangan.

Beberapa alasan mengapa organisasi perlu membedakan antara-antara kegiatan lini dan staf. Pertama, karena kegiatan-kegiatan lini mencerminkan pekerjaan pokok organisasi. Manajemen puncak harus secara khusus memperhatikan kebutuhan integritas dan pengaruh departemen-departemen tersebut.

Kedua, pengetatan yang harus dibuat organisasi dalam waktu krisis sangat ditentukan oleh pilihan tehadap departemen lini atau staf. Sebagai contoh, suatu perusahaan yang sedang mengalami penurunan permintaan produknya cenderung melakukan pengetatan terutama pada departemen lini. Di lain pihak, jika permintaan tetap kuat tetapi organisasi perlu menekan biaya, maka pengetatan lebih cenderung dilakukan pada departemen staf.

Ada dua tipe staf, yaitu staf pribadi dan staf spesialis. Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staf pribadi kadang kala disebut sebagai asisten atau asisten staf yang tugasnya biasanya generalis.

Sedangkan staf spesialis memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Disebut staf spesialis karena fungsinya sempit atau khusus dan membutuhkan keahlian khusus.

WEWENANG LINI STAFF DAN FUNGSIONAL

·                     Wewenang Lini

Wewenang lini (line authority) adalah wewenang di mana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Ini diwujudkan dalam wewenang perintah dan secara langsung tercermin sebagai rantai perintah, serta diturunkan ke bawah melalui tingkatan organisasi.

·                     Wewenang Staf

Wewenang staf (staff authority) adalah hak yang dimiliki oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia lini. Ini tidak memberikan wewenang kepada anggota staf untuk memerintah lini mengerjakan kegiatan tertentu.

·                     Wewenang Staf Fungsional

Wewenang staf fungsional (functional staff authority) adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Bila dilimpahi wewenang fungsional oleh manajemen puncak, seorang staf spesialis mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai kegiatan fungsional di mana hal itu merupakan spesialisasi dari staf bersangkutan. Sebagai contoh, seorang spesialis keamanan mungkin mempunyai wewenang untuk memerintah manajer laboratorium penelitian untuk menutup laboratorium bila gas berbahaya mencapai tingkat tertentu yang membahayakan.

 DELEGASI WEWENANG 

Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.

Delegasi wewenang adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang kebawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya.

Empat hal yang terjadi saat delegasi diakukan;

1.                   Pendelagisian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan.

2.                   Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas

3.                   Penerimaan delegasi menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.

4.                   Pendelegasi menerima pertanggungjawaban dari bawahan untuk hasil yang dicapai.

Alasan-alasan pendelegasian

1.                   Pendelegasian memungkinkan manajer untuk mencapai hasil yang lebih baik dari pada mereka menangani sendiri.

2.                   Delegasi dari atasan kepada bawahan adalah proses yang diperlukan agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.

3.                   Delegasi memungkinkan manajer untuk memusatkan tenaganya untuk tugas-tugas prioritas yang lebih penting.

4.                   Delegasi memungkinkan bawahan untuk berkembang dan dapat digunakan alat untuk belajar dari kesalahan.

5.                   Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan dan tidak selalu memahami masalah yang lebih terperinci. Sehingga dibutuhkan organ yang serendah mungkin untuk menangani masalah yang makin rinci dimana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.

Beberapa Pedoman Klasik yang dapat Dijadikan Dasar untuk Delegasi efektif

1.                   Prinsip saklar

Dalam proses pendelegasian harus ada garis wewenang yang jelas mengalir setingkat demi setingkat dari tingkatan paling atas ke tingkatan paling bawah. Garis wewenang yang jelas akan membuat lebih mudah bagi setiap organ untuk mengetahui kepada siapa dia dapat mendelegasikan, dari siapa dia akan menerima delegasi, dan kepada siapa dia harus bertanggung jawab.

Dalam pembuatan garis wewenang dibutuhkan delegasi penuh, yang berarti bahwa semua tugas organisasi harus dibagi habis. Supaya di organisasi terhindar dari terjadinya;

a.                   gaps, yaitu tugas yang tidak ada penanggung jawabnya .

b.                  overlaps, tanggung jawab atas tugas yang diberikan kepada lebih dari satu orang individu.

c.                   Splits, tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu satuan organisasi.

Apabila ini terjadi akan menimbulkan kebalauan wewenang dan akuntabilitas.

2.                   Prinsip kesatuan perintah

Prinsip ini menyatakan bahwa setiap bawahan di organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan. Dengan prinsip ini maka membuat setiap organ yang diberi tugas akan lebih mudah untuk memberi pertanggungjawaban atas tugasnya.

3.                   Tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas

Prinsip ini menyatakan bahwa;

a.                   Tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ke tingkatan organisasi yang paling bawah dimana didapatkan cukup kemampuan dan informasi agar tercipta keefisienan sumber daya organisasi.

b.                  Setiap organ didalam organisasi harus dilimpahi wewenang agar organisasi dapat lebih efektif.

c.                   Manajer harus mempertanggungjawabkan tugas-tugas bawahannya disamping mempertanggunjawabkan tugasnya sendiri.

Beberapa Alasan Kegagalan Manajer dalam Mendelegasikan Tugas :

1. Manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.

2. Manajer takut akan resiko kegagalan bawahannya dalam melaksanakan tugasnya atau manajer kurang percaya akan kemampuan anak buahnya.

3. Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas.

4. Manajer takut bila bawahan menjalankan tugasnya secara efektif sehingga posisinya sendiri akan terancam.

5. Manajer tidak memiliki kemampuan manajerial untuk menjalankan tugasnya.

Beberapa Alasan Bawahan Tidak Bersedia Menerima Delegasi

1. Dengan menerima delegasi maka bawahan menerima tanggung jawab dan akuntabilitas baru. Kadang para bawahan beranggapan lebih mudah menyeesaikan masalah dengan melimpahkan kepada manajer dari pada ditangani sendiri.

2. Bawahan merasa takut akan kesalahan yang dibuat dalam melaksanakan delegasi sehingga mereka akan menerima kritik.

3. Kurangnya rasa percaya diri dari para bawahan dan merasa tertekan apabila dilimpahi wewenang.

Penanggulangan Hambatan Dalam Delegasi

Louis Allen mengemukakan beberapa teknik kusus untuk membantu manajer melaksanakan delegasi efektif.

1. Tetapkan tujuan

Bawahan diberi maksud dan tujuan akan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka.

2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang

Bawahan harus diberi informasi yang jelas tentang apa yang harus mereka pertanggung jawabkan dan mana saja yang ditempatkan di bawah wewenangnya.

3. Berikan motivasi kepada bawahan

Manajer dapat memberi dorongan kepada bawahan melalui perhatian akan kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif.

4. Meminta penyelesaian kerja

Manajer harus meminta ketuntasan kerja dari para bawahan.

5. Berikan latihan

Manajer perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan peaksanaan kerjanya.

6. Adakan Pengawasan yang memadai

Sistim pengawasan terpercaya seperti laporan mingguan dibuat agar manajer tidak perlu mneghabiskan dengan waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus.

 SENTRALISASI VERSUS DESENTRALISASI 

Desentralisasi adalah konsep yang lebih luas dan berhubungan dengan seberapa jauh manajemen puncak mendelegasikan wewenang ke bawah ke divisi-divisi , cabang-cabang atau satuan-satuan organisasi tingkat lebih bawah lainnya.

Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi.

Keuntungan-keuntungan desentralisasi adalah sama dengan keuntungan-keuntungan delegasi, yaitu mengurangi beban manajer puncak, memperbaiki pembuatan keputusan karena dilakukan dekat dengan permasalahan, meningkatkan latihan, moral dan inisiatif menejemen bawah, dan membuat lebih fleksibel dan lebih cepat dalam pembuatan keputusan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi

1. Filsafat manajemen. Banyak manajer puncak yang menginginkan pengawasan pusat yang kuat sehingga mempengaruhi kesediaan manajemen untuk mendelegasikan wewenangnya.

2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi. Organisasi tidak mungkin efisien bila semua wewenang pembuatan keputusan ada pada satu atau beberapa manajer pusat saja.Suatu organisasi yang tumbuh besar akan cenderung meningkatkan desentralisasi.

3. Strategi dan lingkungan organisasi. Strategi organisasi akan mempengaruhi tipe pasar, lingkungan teknologi, dan persaingan yang harus dihadapinya.

4. Penyebaran geografis organisasi. Semakin menyebarnya satuan-satuan organisasi secara geografis , organisasi akan cenderung melakukan desentralisasi karena pembuatan keputusan akan sesuai dengan kondisi lokal masing-masing.

5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif. Organisasi yang kekurangan peralatan efektif untuk pengawasan akan cenderung melakukan sentralisasi jika manajemen tidak dapat memonitor bawahannya dengan mudah.

6. Kualitas manajer. Desentralisasi memerlukan banyak manajer yang berkualitas karena mereka harus mambuat keputusan sendiri.

7. Keaneka-ragaman produk dan jasa. Makin beranekaragam produk yang ditawarkan, organisasi cenderung melakukan desentralisasi, dan semakin tidak beranekaragam lebih cenderung melekukan sentralisasi.

8. Karakteristik-karakteristik organisasi lainnya, seperti biaya dan resiko yang berhubungan dengan pembuatan keputusan, sejarah pertumbuhan organisasi, kemampuan manajemen bawah, dan sebagainya.